상자 몇십 개 분량의 서류는 처리 방법이 애매합니다. 사무실 파쇄기로 돌리기엔 많고, 업체를 부르기엔 적은 것 같아 미루다 보면 복도와 책상 옆까지 상자가 쌓이죠. 이번 안성 소량 문서파쇄 현장은 보험 상담 사무실에서 나온 서류 220kg을 방문수거로 정리한 건입니다. 

보험 상담 서류는 양보다 담긴 정보가 더 무거운 서류입니다. 어떤 서류였는지, 수거부터 파쇄까지 어떻게 진행됐는지, 1톤이 안 되는 양은 비용이 어떻게 정해지는지 차례로 정리했습니다.

안성 소량 문서파쇄 현장 보험 상담 서류 220kg

안성의 한 보험 상담 사무실에서 그동안 쌓인 서류를 한 번에 정리하고 싶다는 연락을 받았습니다. 사무실 입구 옆에는 복사지 상자가 천장 가까이 쌓여 있었고, 책상 옆 구석에도 상자 위로 서류 뭉치가 올라가 있었습니다. 

상담 공간이 좁아질 만큼 자리를 차지하고 있었죠. 보험상담 서류는 매일 조금씩 출력되다 보니 쌓이는 속도를 알아채기 어려운 서류입니다.

서류는 대부분 보험 설계 제안서와 청약서, 상품 안내 자료였습니다. 제안서 표지에는 고객 이름과 담당 설계사 연락처가, 안쪽에는 보장 내용과 보험료가 그대로 적혀 있습니다. 

한 장 한 장이 특정 고객의 가입 내용을 보여주는 서류라, 상자째 폐지로 내놓을 수는 없는 상황이었습니다. 

전체 무게는 220kg으로, 상자 수에 비해 많지 않은 전형적인 소량 물량이었습니다. 복사지 상자는 가득 채워도 한 상자에 10~15kg 정도라, 상자 수가 많아 보여도 무게는 생각보다 적게 나오는 경우가 많으니 초기에 전달해 주실때 상자수로 알려주셔야 비교적 정확합니다.

복사지 상자째 수거해 파쇄장까지 이동 과정

서류는 대부분 복사지 상자에 담긴 상태였기 때문에 따로 옮겨 담지 않고 상자째 수거했습니다. 상자 위에 얹혀 있던 낱장 서류 뭉치만 빈 상자에 정리해 넣었습니다. 

이동시에는 상자를 카트에 실어 건물 지하주차장으로 내려가 1톤 차량에 바로 실었습니다. 차량을 사무실 건물 안에 댈 수 있어 상차 동선도 짧아 비교적 빠른 시간 내 수거를 마쳤습니다.

상차가 끝난 뒤에는 짐칸 전체를 안전망으로 덮어 이동 중 상자가 흔들리거나 종이가 날리지 않게 안전망을 설치 했습니다. 

이후 파쇄장에 도착한 서류는 컨베이어로 옮겨 2축 파쇄기에 투입했고, 제안서와 청약서는 내용을 알아볼 수 없는 크기로 분쇄됐습니다. 

소량이라도 수거부터 파쇄까지 흐름은 대량 작업과 다르지 않습니다. 양이 적다고 운반 관리를 느슨하게 하지 않는 것이 방문수거의 기본입니다. 이러한 소량 방문수거가 어떻게 진행되는지는 소량 문서파쇄 방문수거 글에 더 자세히 정리해 두었습니다.

안성 소량 문서파쇄 비용, 1톤 기본요금 안에서

미르자원의 기본요금은 1톤 기준입니다. 이번 건처럼 220kg이라면 1톤 이하이므로 방문수거 기본요금 10만원 이내가 그대로 적용됩니다. 안성은 경기도라 수도권 기본요금 범위에 들어가 별도 출장비도 붙지 않았습니다. 

사무실에서 지하주차장까지 카트로 바로 내려갈 수 있는 건물이라 계단 운반 같은 추가 작업도 없었기에 기본요금 그대로 적용된 현장이라 할 수 있죠.

소량일수록 같은 요금 안에서 얼마나 많은 물량을 처리하느냐가 중요합니다. 따라서 1톤까지는 요금이 같기 때문에, 이번처럼 사무실 한쪽에 쌓인 상자뿐 아니라 창고나 다른 지점에 남은 서류까지 날짜를 맞춰 함께 내보내면 같은 비용으로 더 많은 양을 정리할 수 있습니다. 

반대로 상자 몇 개 때문에 따로 부르면 그만큼 부담이 커지기 때문에 소량이라면 급하지 않은 서류까지 한 번에 모아 두었다가 정리하는 일정을 잡는 편이 좋습니다. 방식별 요금과 추가 비용이 붙는 경우는 문서파쇄비용 글에서 확인하실 수 있습니다.

보험 서류처럼 개인정보가 많은 문서 정리 요령

보험 상담 사무실은 계약이 성사되지 않은 제안서도 계속 쌓인다는 특징이 있습니다. 고객 한 명에게 여러 상품을 비교해 출력하다 보니, 실제 계약보다 버려야 할 출력물이 훨씬 많아지죠. 

이런 출력물은 상담이 끝나면 바로 파쇄 대기 상자에 넣어 두는 습관만 들여도 책상 위에 고객 정보가 흩어질 일이 줄어듭니다. 

이때 잠금장치가 있는 보관함을 하나 두고 그 안에 모아 두면, 퇴근 후 사무실에 남는 출력물도 관리할 수 있습니다.

그리고 파기전 계약이 체결된 청약서나 관련 서류는 보관기간을 먼저 확인해야 합니다. 기간이 남은 서류는 따로 빼 두고, 기간이 끝난 연도만 상자에 담아 겉에 연도를 적어 두면 수거 당일 섞일 일이 없습니다. 

서류별 보관기간을 정리하는 방법은 서류파쇄 글을 참고하세요. 설계사가 여러 명인 사무실이라면 각자 버릴 상자에 이름 대신 번호를 붙여 두면 정리 상황을 확인하기 쉽습니다.

이번 안성 소량 문서파쇄 현장처럼 양은 많지 않아도 고객 정보가 빽빽한 서류라면 폐지로 내놓기보다 방문수거로 한 번에 정리하는 편이 안전합니다. 복사지 상자에 담아 한곳에 모아 두기만 하면 수거는 금방 끝나고, 1톤 이하라면 기본요금 안에서 처리되니 참고해 보시기 바랍니다.

쌓여 있는 서류 사진과 대략적인 상자 수, 주소를 보내주시면 상황에 맞는 처리 방식과 예상 비용을 바로 안내해 드리겠습니다.

여기까지 문서파쇄 전문회사 미르자원에서 전해 드렸습니다.