안전하게 문서파쇄 업체를 선택하기 위해서는 3가지 약속을 실천하는 기업인지 확인해야 합니다. 처음 문서파쇄 서비스를 이용하려면 먼저 전문 업체인지 확인해야 하며 두 번째로는 보안을 위한 시스템은 어떻게 운영되고 있는지를 확인합니다. 마지막으로 파쇄증명서 발급 및 영상 제공 이행 여부를 상담 과정에서 체크해야 합니다.
전문적인 문서파쇄 업체를 판단할 수 있는 요소들
몇 가지 요소들로 전문 업체 유무를 판단한다는 것이 100% 객관적인 사실일 수는 없습니다. 다만 처음 문서파쇄 서비스를 이용하는 고객이라면 참고할 수 있는 선택 기준이 될 것입니다. 3가지 기본적인 확인 요령을 알려 드립니다.
우선 현장에서 바로 기록물을 파쇄할 수 있는 이동식 파쇄 차량을 확보하고 있는 곳인지를 확인해야 합니다. 즉 현장파쇄 서비스 이용이 불가능한 곳은 전문 문서파쇄 업체로 보기 어렵습니다.
다음으로는 대량의 기록물 처리를 위한 시스템이 구축 되었는지 알아야 합니다.
특히 관공서나 은행 등의 공공 기관의 경우 한 번에 많은 양의 서류들을 파쇄해야 할 경우가 생기는데 이를 위해서는 단일 차량으로 파쇄를 진행하려면 시간과 공간적 제약이 많습니다. 즉 다량의 이동식 파쇄 차량을 투입할 수 있는 시스템을 구축한 곳이 좋습니다.
마지막으로 회사 홈페이지를 확인하는 것으로 전문 업체 유무를 확인할 수 있습니다.
꾸준하게 문서 파쇄업을 진행하고 있는 업체의 경우 서비스 처리 과정이나 사례에 관한 게시물을 제공하는데 이는 고객 유치의 목적보다 이용자 편의를 위한 자료 제공이라는 입장에서 전문 업체라면 잘 준비되어 있을 것입니다.
문서파쇄 업체 운영의 핵심은 보안 유지 입니다.
기본적으로 문서파쇄 업체를 통해 서류나 하드디스크 등을 파쇄 하려는 이유는 보안 유지가 필요한 문서의 종류이기 때문입니다. 개인정보 관련된 서류일 수 있고 사업상 비밀 유지가 필요한 것일 수 있기 때문입니다.
개인정보보호법에 의거한 정보 유출에 대한 법적 책임은 매우 무겁습니다.
따라서 문서파쇄 업체 선택 기준은 가격이 아닌 보안 시스템이 될 것입니다. 가격의 경우 대부분의 문서파쇄 사업장이 큰 차이를 보이지는 않습니다. 다만 위치 물량 파쇄 방식의 차이로 나타나는 차이만이 있을 뿐입니다.
보안 유지를 위해 문서파쇄 업체들은 문서 이동 간 주의와 파쇄 전 과정을 영상으로 촬영해서 고객의 요구에 따라 제공하고 있습니다.(파쇄증명서와 함께 제공됨)
소량 입고 파쇄나 현장 파쇄 대량의 입고 파쇄 등 모든 방식에 이런 보안 시스템은 동일하게 적용되고 있으며 의뢰한 기록물 처리 과정에서 생길 수 있는 정보 유출에 대한 책임을 업체와 담당 관리자가 함께 지기 때문에 믿고 맡기실 수 있는 것입니다.
파쇄 완료된 기록물 처리는 걱정하지 않아도 됩니다.
파쇄 과정이 끝난 기록물(파쇄된 종이)은 재활용을 위해 압축 과정을 통해 제지 회사로 이동합니다. 이 과정을 통해 의뢰한 기록물은 흔적도 없이 사라지게 되는 것이죠.
현장 파쇄를 해 보셨다면 아시겠지만 현장에서 파쇄기를 통해 배출된 종이들은 나일론 포대에 담겨진 상태로 문서파쇄 업체에서 가져가 폐지 수집 업체로 이동합니다. 여기서 바로 압축 과정을 거친 뒤 최종 목적지인 제지 회사로 옮겨지게 됩니다.
문서파쇄 업체를 선택할 때 확인해야 할 요소들과 보안 유지를 위해 문서파쇄 업체가 어떤 과정을 준수하는지, 그리고 파쇄 된 기록물은 어떻게 처리 되는가에 대한 궁금증이 해결 되셨습니까?
보안이 필요한 기록물 처리는 항상 전문 업체와 상담 후 안전하게 처리하시기 바랍니다.
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