최근 기밀 문서 유출 사고가 잇따르면서 많은 기업들이 골머리를 앓고 있습니다. 문제는 단순히 문서를 파쇄하는 것만으로는 충분하지 않다는 점이죠. 제대로 된 문서파쇄 업체 보안 시스템 검증 방법에 관해 이번 글에서 자세히 설명 드릴테니 참고해 보세요.
문서파쇄 업체 보안 사고, 왜 끊이지 않을까?
뉴스를 보면 요즘에도 심심찮게 문서 유출 사고가 터집니다. 그런데 알고 보면 대부분 문서파쇄 업체 보안 관리 시스템 문제 때문이죠. 특히 문서를 맡겼는데 제대로 파쇄되지 않았거나, 운송 중에 분실되는 경우가 생각보다 많습니다.
우선 업체 선택 기준이 모호하다는 게 문제 입니다. 그래서 고객은 저렴한 비용만 보고 선택했다가 나중에 후회하는 경우가 부지기수죠.
그런데 개인정보가 담긴 서류나 기업의 기밀 문서는 한 번 유출되면 돌이킬 수 없는 피해로 이어진다는 걸 절대 잊어서는 안됩니다.
실제로 일부 업체는 보안 시스템이 전무하다시피 합니다. CCTV도 없고, 출입 통제도 제대로 안 되는 곳이 의외로 많습니다.
앞으로도 이런 곳에 소중한 문서를 맡길건가요?
현장파쇄와 입고파쇄, 기록물 처리 안전성 차이
문서파쇄 업체 보안 검증 과정에서 가장 먼저 확인해야 할 게 처리 방식입니다. 크게 두 가지로 나뉘는데, 현장파쇄와 입고파쇄가 그것입니다.
현장파쇄는 말 그대로 여러분의 사무실에서 바로 파쇄하는 방식으로 눈앞에서 문서가 갈려 나가는 걸 직접 확인할 수 있죠. 당연히 보안성이 가장 높습니다. 문서가 외부로 나갈 일이 없으니까요. 다만 비용이 좀 더 들고, 한 번에 대량 문서를 처리하기엔 시간이 오래 걸립니다.
반면 입고파쇄는 업체 시설로 가져가서 처리하는 방식으로 대량 처리가 가능하고 비용도 저렴합니다. 하지만 운송 과정에서 보안 리스크가 생길 수 있는데요. 밀봉된 박스가 제대로 관리되지 않으면 문제가 생기는 거죠.
어떤 방식이 더 나은지는 상황에 따라 다릅니다. 소량 극비 문서라면 현장파쇄가 답이지만 일반 문서가 많다면 입고파쇄도 괜찮습니다.
중요한 건 문서파쇄 업체 보안 시스템이 제대로 갖췄는지 확인하는 겁니다.
문서파쇄 업체 보안 검증을 위한 세 가지 체크포인트
자, 이제 본격적으로 문서파쇄 업체 보안 검증 방법을 알아볼까요? 여러분은 세 가지만 확실히 체크하면 됩니다.
- 처리장비 : 파쇄 방식별 설비 구축 여부
- 증빙자료 : 파쇄 완료 증명서, 처리 이력
- 재활용 과정 : 재활용 업체 연계, 추적 시스템
먼저 장비부터 봅시다. 파쇄기가 어떤 용도인지 확인해야 합니다. 현장 파기에는 이동식 파쇄 차량이, 입고 처리는 고정식 고성능 파쇄기가 별도로 필요합니다.
두 번째는 증빙자료입니다. 파쇄가 끝나면 증명서를 발급해주는지 확인하세요. 언제, 어떤 방식으로, 얼마나 처리했는지 기록이 남아야 합니다.
마지막으로 재활용 과정을 체크하세요. 파쇄된 종이가 어디로 가는지도 중요합니다. 믿을 만한 재활용 업체와 계약했는지, 추적이 가능한지 물어보는 게 좋습니다. 이 단계에서도 보안 문제가 생길 수 있으니까요.
방문수거 보안 시스템과 시설 검증은 필수
입고파쇄를 선택했다면 방문수거 과정이 제일 위험합니다. 문서가 여러분의 손을 떠나는 순간이니까요. 그래서 이 부분의 보안이 철저한지 꼭 확인해야 하죠.
우선 수거 차량부터 살펴보세요. 밀봉 박스를 사용하는지도 중요하며, 수거 기사의 신원 확인이나 파쇄 증명서에 담당자 이름이 기재되는지도 확인하세요.
시설 방문은 선택이 아니라 필수일까요? 직접 눈으로 확인하는 게 가장 확실 하지만 현실적으로 어렵다면 기본적으로 출입 통제가 되는지, CCTV는 몇 대나 있는지, 문서 보관 공간이 따로 있는지 확인할 수 있는 업체를 선택해야 합니다.
그 결과 깔끔하게 정리된 시설이라면 관리도 체계적으로 하고 있을 가능성이 높습니다.
파쇄 인증서 역시, 기재 사항에 빠진게 없는지 확인해야 하는데, 현장 담당자 이름과 서류 종류와 양, 파기 방식까지 꼼꼼하게 확인하세요.
여기에 입고 방식을 선택했다면, 동영상 증빙 자료도 제공하는지 꼭 체크해 보세요.
여기까지 읽으셨다면 이제 어떤 업체를 선택해야 할지 감이 오실 겁니다.
문서파쇄 업체 보안 검증은 체계적인 시스템과 투명한 프로세스가 뒷받침된 서비스를 제공 하는지를 확인하는 과정이어야 합니다.
위에서 말씀드린 체크포인트를 하나씩 확인하면서 업체를 비교해보세요. 귀찮더라도 정보 유출로 인한 피해를 생각하면 필수적인 것임을 잊지마세요.
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