일반적으로 전문적인 기록물 처리 서비스로 인식되는 현장 처리(파쇄)가 어려운 상황에서 유일한 대안은 방문수거 문서파쇄 입니다. 하지만 고객 눈 앞에서 서류를 파기하지 않기 때문에 보안 문제를 걱정할 수 밖에 없는데요.
따라서 문서파쇄 업체 선택 시, 안전성과 전문성을 평가해야 하는 데, 이 글은 그 기준에 대한 설명으로 준비 되었습니다.
방문수거 문서파쇄 업체 선별 조건 세 가지
앞서 이야기한 바와 같이 방문수거 문서파쇄 서비스를 위한 업체 선택은 생각보다 신중해야 합니다. 따라서 단순히 가격만 보고 결정 하기보다 다음 세 가지 중요한 기준을 가지고 있다면 훨씬 현명한 선택이 가능하니 참고 바랍니다.
- 보안박스 : 문서 수거부터 파쇄 전까지 안전하게 보관
- 고정식 파쇄기 유무 : 대량의 문서를 빠르고 완벽하게 처리 가능
- 파쇄 동영상 제공 유무 : 실제 파쇄 과정을 눈으로 확인하는 증거 자료
이처럼, 방문수거 문서파쇄 업체 전문성 검증은 그리 어려운 게 아니지만 반드시 확인해야 하니까 기억해 두셨다가 위 조건들을 충족하는지 꼭 확인해 보시기 바랍니다.
그럼 좀 더 세부적으로 왜 그래야 하는지 이야기해 보겠습니다.
보안박스 활용한, 안전한 수거 과정
방문수거 문서파쇄 서비스의 첫 번째 조건은 바로 안전한 수거입니다. 기록물이 완벽히 파쇄되기 전까지는 여전히 정보 유출 위험이 존재하기 때문이죠.
믿을 수 있는 문서파쇄 업체들은 수거 과정에서 반드시 보안박스를 활용하기 때문에 이러한 위험을 최소화합니다. 대량의 경우 사전에 보안박스를 제공하기도 하니 , 고객이 직접 서류를 담아 봉인하는 방법도 있습니다.
이렇게 박스에 서류를 봉인한 뒤 이동하는 이유는 역시, 유출 위험 때문인데요. 뜻밖의 사고 등을 미리 대비하는 것이죠.
그리고 현장에서 서류를 싣고 출발하기 전, 안전망을 설치하거나 외부로 부터 차단된 방식으로 서비스를 제공하는지도 중요합니다.
처리 방식에 맞는 장비 보유 왜 필요할까?
방문수거 방식으로 진행 되는 문서파쇄 서비스 이용에서 핵심은 바로 당일 파쇄에 있습니다. 따라서 외부 작업이 가능한 이동식 특수차량 이외에 입고 처리에 특화된 고정식 파쇄기 유무 확인은 반드시 필요하죠.
수거한 서류들이 업체에 도착하는 즉시, 파쇄를 진행하기 위해서는 현장파쇄 차량만으로 관련 서비스를 유지하기 어렵고, 이 경우 장시간 서류가 방치될 수 밖에 없습니다.
또한 모든 파쇄기가 같은 성능을 내는 것은 아니며, 특히 대량 문서를 처리할 때는 고정식 파쇄기의 높은 성능이 필수적 입니다. 시간당 2~3톤 이상을 처리할 수 있기 때문에 10톤 분량도 도착후 몇시간 이내 모든 서류들을 완벽히 파쇄할 수 있기 때문이죠.
이처럼 안전한 업체들은 전문적인 장비를 갖추고 필요에 따라 활용하니, 방문수거 서비스를 이용할 땐 해당 사업장이 고정식 파쇄기를 보유하고 있는지 꼭 확인해 보세요.
안전한 방문수거 문서파쇄 업체 보안 증빙자료
실제로 방문수거 문서파쇄 서비스를 이용하면서 고객이 가장 걱정하는 건, “내 문서가 제대로 파쇄되었을까?” 하는 것입니다. 눈으로 직접 확인하지 않으면 찜찜한 마음이 들 수밖에 없기 때문이죠.
그래서 전문성을 갖춘 방문수거 문서파쇄 업체를 평가할 땐, 고객의 이런 불안감을 해소해 줄 수 있는 명확한 증빙 자료가 필요합니다.
가장 대표적인 문서파쇄 증빙 자료인 파기 증명서 이외에 한 가지 더 요구해야 하는 게 있는데요. 바로 파쇄 동영상 입니다.
파쇄 동영상은 수거한 서류가 실제로 파기되는 과정을 촬영하기 때문에 언제, 어떻게 처리 되었는지 직관적으로 확인할 수 있습니다. 또한 이러한 증빙 자료들은 법적 효력을 가지기 때문에 문제가 발생했을 때 꼭 필요하죠.
따라서 입고 방식으로 문서파쇄 업체를 이용할 땐, 반드시 요구해야 할 자료입니다. 참고로 본사 동영상 증빙자료 확인은 공식 블로그를 통해 확인 하실 수 있습니다.
여기까지 기록물 처리 전문회사 미르자원에서 방문수거 서비스 이용 시, 고객 입장에서 꼭 챙겨야 할 업체 검증 요소들을 소개해 드렸습니다.
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