회사 서랍이나 창고에 쌓인 문서 중에는 그냥 버리면 안 되는 것들이 있습니다. 직원 인사기록, 고객 개인정보, 거래 계약서, 시험 답안지처럼 밖으로 새어 나가면 곤란한 문서들이죠. 이런 문서를 정리할 때 가장 많이 받는 질문은 세 가지입니다. 

폐지로 내놓으면 안 되는지, 어떤 방식으로 처리해야 하는지, 비용은 얼마인지. 이 글에서는 보안문서파쇄 서비스를 이용하는 분들이 궁금해하는 요소들을, 최근 하루에 2,730kg을 처리한 관공서 현장사례와 함께 소개해 드릴게요.

보안문서파쇄 폐지 수거와는 다른 결정적

가장 먼저 짚어야 할 부분은 폐지 수거와 보안문서파쇄 서비스의 차이입니다. 폐지 수거는 재활용을 목적으로 종이를 모아 가는 일이라, 문서 내용이 그대로 드러난 채 여러 단계를 거쳐 재활용장으로 넘어갑니다. 그 사이 누군가 서류를 펼쳐 볼 수 있다는 뜻이죠. 

반면 보안문서파쇄는 수거 단계부터 문서를 밀봉해 옮기고, 복원할 수 없는 크기로 분쇄한 뒤 파쇄증명서와 동영상 제공까지 단계별 절차에 따라 마무리 됩니다.

법적인 이유도 있습니다. 개인정보보호법은 개인정보가 담긴 문서를 복원 불가능한 방법으로 파기하도록 정하고 있어, 고객이나 직원 정보가 담긴 서류를 폐지로 내놓는 것만으로도 문제가 될 수 있습니다. 

특히 관공서라면 공공기록물 관리에 관한 법률에 따라 문서담당자 참관한 상태에서 파기해야 하죠.

보안문서에 해당하는 범위는 생각보다 넓습니다. 인사·급여 서류, 고객 신청서, 계약서와 재무 자료, 연구개발 문서, 학교의 시험 답안지까지 모두 포함됩니다. 

어떤 서류를 언제 어떻게 버려야 되는지는 서류파쇄 관련 글에서 보관기간별로 정리해 두었습니다.

처리 방식은 문서 성격에 따라 선택하세요

앞서 소개한 규정에 있는 보안문서라고 해서 모두 같은 방식으로 처리할 필요는 없습니다. 문서의 민감도와 양, 회사 반출 규정에 따라 세 가지 중에서 적합한 방식을 고르면 되는데요.

가장 효율적인 서비스는 방문수거 후 입고 파쇄는 보안박스에 서류를 담아 밀봉한 채 파쇄장으로 옮겨 처리하는 방식입니다. 비용 부담이 가장 적고, 파쇄 과정을 동영상으로 남겨 보내드리기 때문에 일반적인 사무 서류나 개인정보 서류 대부분은 이 방식으로 충분합니다.

좀더 보안에 민감한 기록물 처리에 적합한 현장파쇄는 특수차량이 직접 찾아가 의뢰인 앞에서 즉시 처리하는 방식입니다. 

이는 문서가 보관 장소를 벗어나지 않고, 담당자가 처음부터 끝까지 지켜볼 수 있죠. 사내 규정상 문서 반출이 금지된 경우나 기밀/대외비 문서, 담당자 입회가 필요한 공공기록물에 맞습니다. 조건과 차량 진입 기준은 현장파쇄 글을 참고하세요.

마지막으로 정기계약 방식으로 진행되는 파쇄 방식이 있는데요. 문서파쇄 업체에서 제공한 잠금장치가 있는 보안 용기를 사무실에 두고, 정해진 주기마다 수거해 처리하는 방식입니다. 매달 꾸준히 문서가 나오는 사무실이라면 파쇄 대기 서류가 책상 위에 쌓이지 않아 관리가 수월한 장점이 있습니다.

보안문서파쇄 비용, 책정 기준에 대하여

비용은 기록물 무게와 앞서 소개한 처리 방식에 따라 정해집니다. 저희 미르자원은 1톤을 기본 단위로 잡고 있어, 1톤 이하는 기본 요금이 적용되고 1톤을 넘으면 그때부터 kg 단위로 추가 계산합니다. 

1톤 기준으로 방문수거 후 입고 파쇄는 서울 경기 지역은 10만원 이내, 현장파쇄는 15~20만원 사이로 책정되고 있습니다.

현장파쇄가 더 비싼 이유는 장비를 실은 특수 차량과 인력이 현장에 머물러 있는 시간과 인건비를 포함하기 때문입니다. 대신 문서가 밖으로 나가지 않는다는 점에서 얻는 것이 분명하니, 문서 성격과 예산을 함께 놓고 정하는 것이 좋습니다.

현장 조건에 따라 비용에 차이가 있는 이유는 수도권을 벗어난 지역이거나, 엘리베이터가 없어 계단으로 옮겨야 하거나, 차량을 댈 공간이 마땅치 않은 경우입니다. 

견적을 받을 때 이런 조건을 미리 알려주셔야 작업 당일 추가 비용 없이 진행할 수 있습니다. 

보안문서파쇄 현장사례, 관공서 기록물 2,730kg

얼마전 본사는 인천의 한 관공서에서 보존기간이 끝난 기록물을 한 번에 정리하는 작업을 맡았습니다. 2020년에 생산돼 보존기간 5년이 지난 학교별 시험 OMR·OCR 답안지, 대학수학능력시험 문제지, 학교 기록물 묶음 이었죠. 

저희가 보기에도 학생 개인정보와 시험 자료가 담긴 만큼 처리 과정 하나하나가 기록으로 남아야 하는 현장이었습니다.

작업은 관공서 담당 직원들의 대조 확인으로 시작했습니다. 기록물은 학교명과 묶음번호, 기록물 연번이 적힌 표지와 함께 빨간 끈으로 묶여 있었고, 직원들이 폐기 목록과 하나씩 맞춰 본 뒤에야 파쇄로 넘어갔습니다. 

확인이 끝난 묶음은 수거함에 담아 현장파쇄 차량 투입구로 옮기고, 상자 단위 물량은 탑차에 실어 파쇄장으로 옮겨 처리했습니다. 

차량 세 대의 공차와 계근 차이를 합친 전체 무게는 2,730kg이었고, 모든 작업은 총 4시간이 소요 되었습니다. 이는 기록물 수거부터 확인 그리고 파쇄 과정까지의 총합이며, 사전에 기록물이 현장에 옮겨진 경우라면 1시간 정도 단축됩니다.

또한 이번 현장처럼 목록 대조가 필요한 공공기록물이라면, 묶음마다 번호를 매겨 두는 것만으로도 당일 작업 시간을 줄이는데 효과가 있습니다. 

파기 후 꼭 받아 일정기간 보존해야 하는 증빙자료

보안문서파쇄 서비스의 마지막 단계는 증빙입니다. 서류가 건물을 떠난 뒤 어떻게 처리됐는지 확인할 방법은 이것뿐이기 때문이죠.

입고 파쇄라면 파쇄 과정을 녹화한 동영상과 파쇄증명서를 기본으로 받고, 필요하면 보안각서와 작업일보도 요청할 수 있습니다. 

현장파쇄는 직접 지켜보는 방식이라 파쇄증명서와 작업일보, 파쇄 차량 등록증을 함께 받고, 동영상은 요청하시면 별도 촬영해 드리죠.

받게 되는 자료는 어느 연도의 어떤 문서를 몇 kg 파기했는지 적은 내부 목록과 함께 일정기간 보관해 두세요. 개인정보보호법에 따른 파기 의무를 지켰다는 근거가 되고, 내부 감사나 고객 문의가 있을 때 따로 설명하지 않고 그대로 보여주기 위함이죠.

관공서라면 폐기 목록과 대조한 기록까지 묶어 두면 기록물 폐기 절차를 증명하는 자료로 활용할 수 있습니다.

보안문서파쇄는 파쇄기 성능보다 기록물 처리에 맞는 방식을 고르는 것이 먼저입니다. 일반 사무 문서는 밀봉 운반 후 입고 파쇄로, 반출이 어려운 기밀 문서와 공공기록물은 현장파쇄로, 꾸준히 나오는 문서는 정기 파쇄로 나누면 비용과 보안을 함께 챙길 수 있죠. 

그리고 어떤 방식이든 파쇄증명서와 영상 같은 증빙은 꼭 남겨 두세요. 

마지막으로 어떤 방식이 맞을지 판단이 어렵다면 쌓여 있는 문서 사진과 대략적인 양을 보내주세요. 저희 미르자원이 문서 종류와 양, 건물 조건을 보고 상황에 맞는 처리 방법과 예상 비용을 바로 안내해 드리겠습니다.

FAQ

하드디스크나 USB가 문서와 섞여 있으면 어떻게 하나요?

• 저장매체는 종이 파쇄기에 함께 넣지 않고 따로 처리합니다. 디가우저로 자기 정보를 지우는 것과 달리 완벽하게 파쇄해 드립니다. 이는 견적 단계에서 수량을 알려주셔야 같은 날 함께 처리할 수 있습니다.

작업자에게 비밀유지 서약을 받을 수 있나요?

• 현장에 투입되는 모든 작업자는 본사 정직원으로 보안 교육을 받고 비밀유지 서약을 한 상태입니다, 입고 파쇄의 경우 보안각서를 증빙자료로 함께 받으실 수 있습니다. 다만 회사에서 쓰는 별도 양식이 있다면 작업 전에 미리 말씀해 주세요.

물량이 많아 하루에 끝나지 않을까 걱정됩니다.

• 현장파쇄 차량 한 대는 시간당 최대 2톤을 처리해, 5톤 정도에 분류 작업이 없다면 3~4시간이면 끝납니다. 그보다 많아 담당자가 하루 종일 참관하기 어렵다면 차량을 추가로 투입하거나, 일부는 밀봉 운반 후 입고 파쇄로 나눠 처리하는 방법이 있습니다.

견적을 받을 때 무엇을 알려주면 되나요?

• 상자나 묶음 수로 본 대략적인 양, 문서 종류, 건물 층수와 엘리베이터 유무, 차량을 댈 공간, 희망하는 처리 방식을 알려주시면 됩니다. 쌓여 있는 문서 사진이 한두 장 있으면 더 정확하게 안내해 드릴 수 있습니다.

파쇄된 종이는 이후에 어떻게 되나요?

• 원래 내용을 알아볼 수 없는 크기로 분쇄된 종이는 재활용 원료로 다시 쓰이는데, 재활용 공장으로 가기 전 용해와 압축 과정이 진행됩니다. 이는 기록물 보안을 지키면서 자원도 함께 살리는 셈이죠.