관공서나 공공기관에서는 중요한 문서를 다량 보관하기 때문에 파쇄 과정에서도 철저한 관리가 이뤄지는 곳입니다. 그래서 오늘은 보안문서파쇄 절차 및 관공서 공공기록물 폐기에 제공되는 증빙 자료를 확인하며, 개인과 기업에서 참고할 수 있는 정보를 준비해 보았습니다.
보안문서파쇄 절차 및 증빙자료 이해하기
공공기록물 관리에 관한 법률과 개인정보 보호법 등에 따라 문서 담당자는 보안문서파쇄 절차 하나 하나를 지키는 게 중요한 업무 중 하나입니다. 아래는 이와 관련해 원칙적인 보안서류파쇄 절차와 증빙 자료에 대한 설명입니다
- 입고파쇄 : 문서를 수거하여 입고시킨 뒤 현장에서 파쇄하는 방식입니다. 주로 대량의 문서를 처리할 때 사용되며, 안전하고 신속하게 처리할 수 있습니다.
- 증빙자료 : 입고파쇄 과정이 녹화된 동영상, 파쇄증명서, 보안각서, 작업일보
- 현장파쇄 : 차량이 직접 현장에 방문하여 문서를 파쇄하는 방식입니다. 소량의 문서를 처리할 때 적합하며, 고객이 직접 파쇄 과정을 확인할 수 있어 신뢰성이 높습니다.
- 증빙자료 : 파쇄차량등록증, 파쇄증명서, 작업일보
- 하드디스크 파쇄 : 하드디스크 안에 저장된 정보를 완전히 삭제하는 서비스입니다. 디가우저(Degausser)라는 장비를 이용하거나 물리적으로 파쇄하는 두 가지 방법이 있습니다.
- 증빙자료 : 작업 전 후 사진, 동영상, 파쇄증명서
이런 기본 원칙을 지키는 것으로 관공서나 공공기관 및 기업의 민감한 정보 유출을 차단할 수 있으며, 사용자는 안심하고 문서파쇄 업체에 서비스를 의뢰하게 됩니다.
공공기록물 정의와 범위
먼저 ‘공공기록물’ 정의는 국가기관, 지방자치단체, 공공기관 등이 업무와 관련하여 생산·접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 뜻합니다.(공공기록물 관리에 관한 법률 제3조)
범위는 다음과 같이 분류할 수 있습니다.
- 영구기록물 : 역사적 가치가 높아 항구적으로 보존하여야 하는 기록물이며, 원본 또는 복제본으로 보존됩니다.
- 준영구기록물 : 준영구 이상의 기간 동안 보존하여야 하는 기록물이며, 원본 또는 전자매체로 보존됩니다.
- 보존기간 30년 이하 기록물 : 일정 기간 동안 참고하거나 보존할 가치가 있는 기록물이며, 원본 또는 전자매체로 보존됩니다.
- 폐기 대상 기록물 : 보존기간이 종료되었거나 보존기간이 정해지지 않은 기록물 중 활용가치가 없어졌거나 불필요하다고 인정되는 기록물 입니다.
관공서 및 공공기관 보안문서파쇄 절차
공공기록물 파쇄는 일반 기업체의 보안문서와는 달리 보다 강화된 규정과 절차를 준수해야 합니다. 아래는 일반적인 관공서 및 공공기관의 보안문서 파쇄 절차입니다.
- 문서 이관 : 각 부서에서 보관하고 있는 기록물을 기록관리 부서로 이관합니다. 이때, 이관 대상 기록물은 보존기간이 경과하지 않은 기록물 중 보존기간이 10년 이상인 기록물과 비밀기록물, 비공개 기록물 등이 포함됩니다.
- 파쇄 대상 선정 : 기록관리 부서에서는 이관된 기록물 중 파쇄 대상을 선정합니다. 파쇄 대상은 보존기간이 경과하였거나 보존기간이 정해지지 않은 기록물 중 활용 가치가 없어졌거나 불필요하다고 인정되는 기록물입니다.
- 파쇄업체 선정 : 파쇄 대상 기록물의 양과 종류, 파쇄 일정 등을 고려하여 파쇄 업체를 선정합니다.
- 파쇄 계획 수립 : 파쇄 업체와 협의하여 파쇄 일정과 장소, 파쇄 방법 등을 결정하고, 파쇄 계획을 수립합니다.
- 사전 보안교육 실시 : 파쇄 당일에는 담당자 외에는 출입을 제한하고, 파쇄 전 직원들에게 보안교육을 실시합니다.
- 파쇄 진행 : 파쇄 업체는 보안문서를 안전하게 수거하여 현장에서 즉시 파쇄합니다.
- 파쇄증명서 발급 : 파쇄가 완료되면 파쇄 업체로부터 파쇄증명서를 발급받습니다.
- 기록물 폐기 대장 작성 : 파쇄 증명서를 바탕으로 기록물 폐기 대장을 작성하고, 이를 보존합니다.
개인 및 일반 사업장 문서파쇄업체 선택 기준
개인이나 소규모 사업장에서도 보안문서파쇄 절차 및 증빙 자료 제공을 시스템으로 갖춘 문서파쇄 업체를 선택해야 하는데요. 업체마다 서비스 품질이나 견적이 다르기 때문에, 신중하게 선택해야 할 것입니다.
다음은 개인 및 일반 사업장에서 문서파쇄업체를 선택할 때 고려해야 할 기준을 정리해 두었으니 참고 바랍니다.
- 보안성 : 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 철저한 보안 시스템을 갖추고 있는지, 유출 사고가 발생한 적이 있는지 등을 확인해야 합니다.
- 비용 : 예산에 맞게 선택하세요. 파쇄 비용뿐만 아니라, 추가 비용(예: 운반비)이 있는지도 확인해야 합니다.
- 처리 속도 : 빠르게 처리할 수 있는 업체를 선택하는 것 역시 중요합니다. 업무에 지장을 주지 않도록 원활한 서비스를 제공하는지 확인해야하죠.
- 신뢰성 : 오랜 기간 운영되어 왔고 고객들의 평가가 좋은 업체라야 합니다. 신뢰성이 높은 업체일수록 안정적인 서비스를 제공할 가능성이 높기 때문이죠.
- 서비스 범위 : 지역에 따라 제한될 수 있으므로, 자신이 위치한 지역에서 서비스를 제공하는지 확인하세요. 또 대량 문서뿐만 아니라 소량 문서도 파쇄가 가능한지 여부도 파악 해야 합니다.
여기까지 관공서 및 공공기관 보안문서파쇄 절차 및 문서파쇄업체 선택 기준에 관해 이야기해 보았습니다. 이번 내용을 참고해 여러분에게 적합한 기록물 처리 업체를 지역에서 찾아보세요.
물론 서울, 경기, 인천 지역이라면 미르 자원에 문의해 주시구요. 감사합니다!
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