개인정보 혹은 중요한 서류를 안전하게 처리하기 위해 문서파쇄 업체를 찾는 분들이 많습니다. 하지만 업체마다 서비스 방식과 비용이 다르기 때문에 선택하기가 쉽지 않으셨죠? 그래서 오늘은 입고 문서파쇄 서비스 방식과 비용에 대해 자세히 알려드리도록 할게요.
입고 문서파쇄 서비스란?
입고 문서파쇄 서비스는 업체가 파쇄할 문서를 이동 차량으로 운반해서 파쇄장으로 입고 시켜 진행하는 안전하고 편리한 파쇄서비스 입니다.
– 장점
- 시간과 장소의 제약없이 이용가능하며, 대량 문서를 빠르게 파쇄 할 수 있습니다.
- 문서 이동부터 파쇄 과정까지 녹화 제공하기 때문에 신뢰성이 높습니다.
- 당사의 보안 시스템과 전문 인력의 관리감독 하에 이루어지기 때문에 유출 걱정이 없습니다.
- 1톤 기준 파쇄 비용이 현장 파쇄보다 저렴합니다.
– 단점
- 업체 인근 지역을 기준으로 진행됩니다.(본사 기준, 수도권, 충북, 강원)
- 의뢰인이 파쇄 과정을 확인하기 어렵습니다.
문서파쇄 서비스 방식 선택 기준
개인정보나 기업의 중요한 정보가 담긴 문서를 처리할 때는 문서파쇄 서비스를 이용하는 것이 좋습니다. 이때, 어떤 방식을 선택하느냐가 중요한데, 일반적으로 현장파쇄와 입고파쇄 두 가지 방식이 있습니다. 각각의 특징과 장단점을 고려하여 상황에 맞게 선택해야 합니다.
*현장파쇄*
담당자가 고객사의 현장에 방문하여 즉시 문서를 파쇄하는 방식입니다. 가장 빠르고 확실한 방법이지만, 주차공간 확보와 소음 등의 문제가 있을 수 있습니다. 또 소량의 문서만 처리할 수 있어 대규모 파쇄에는 적합하지 않을 수 있습니다.
*입고파쇄*
문서를 수거하여 회사의 공장으로 가져와 파쇄하는 방식입니다. 어떤 현장에서도 가능하며, 대량의 문서도 처리할 수 있습니다. 이동 시간을 제외하면 실제 파쇄 속도도 빠르고, 비용 역시 저렴합니다.
두 방식 모두 보안시스템과 전문인력이 투입되어 안전하게 처리되지만, 각 방식의 특성과 비용 등을 고려하여 자사의 상황에 맞는 방식을 선택하는 것이 중요합니다.
입고 문서파쇄 비용 산정 요소
입고 문서파쇄 서비스 비용은 다음과 같은 요소에 따라 결정됩니다.
- 파쇄량 : 처리할 문서의 양이 많을수록 비용이 증가합니다. 업체마다 기준이 다르므로, 견적을 받을 때는 정확한 파쇄량을 제공해야 합니다.
- 거리 : 본사와 고객사의 거리가 멀수록 운반 비용이 추가됩니다.
- 보안 수준 : 보안 시스템과 인력의 투입 여부에 따라 비용이 달라집니다. 보다 높은 보안 수준을 요구할수록 비용이 상승할 수 있습니다.
- 파쇄 방식 : 어떤 기준의 입자 처리 방식을 선택하느냐에 따라 비용이 달라질 수 있습니다. 일반적으로 진행되는 처리 방식도 충분하지만 더 높은 보안성을 요구할 때 선택할 수 있습니다.
- 기타 : 세금, 수수료 등 부가적인 비용이 발생할 수 있으므로, 계약 전에 이러한 요소들을 꼼꼼히 확인해야 합니다.
업체마다 비용 산정 방식이 다를 수 있으므로, 여러 업체의 견적을 비교해보고, 자사의 상황에 가장 적합한 입고 문서파쇄 서비스를 제공하는 업체를 선택하는 것이 중요합니다.
서비스 이용 절차 및 준비사항
마지막으로 사용자는 입고 문서파쇄 서비스를 이용하기 위해서는 다음과 같은 절차와 준비사항이 필요합니다.
- 상담 및 견적 요청 : 먼저 업체에 상담을 요청하고, 처리할 문서의 양과 보안 수준 등을 설명한 후 견적을 받습니다.
- 계약 체결 : 견적을 비교한 후, 가장 적합한 업체와 계약을 체결합니다. 이때 계약서를 꼼꼼히 확인하고, 파쇄 일정과 비용 등을 협의합니다.
- 문서 전달 : 파쇄 당일, 업체의 직원에게 처리할 문서를 전달합니다. 이때 문서 유출을 방지하기 위해 이동 차량에 안전 장치를 확인한 후 서류를 옮기는지 확인하는 게 좋습니다.
- 파쇄 진행 : 입고 문서파쇄 서비스는 업체 공장에서 문서를 파쇄합니다. 관련 서비스 진행을 위해서는 해당 사업장에 고정식 파쇄기 설치 여부를 사전에 확인하는 게 좋습니다.
- 증명서 발급 : 파쇄가 완료되면, 업체로부터 파쇄 증명서를 발급받습니다. 이 증명서는 보안상의 문제가 발생했을 때 증빙 자료로 활용할 수 있으며, 입고 문서파쇄 경우라면 당일 처리를 확인할 수 있는 영상이나 사진을 요구하는 게 좋습니다.
- 비용 결제 : 파쇄가 완료된 후, 업체에 비용을 결제합니다. 대부분의 업체는 카드 결제나 계좌이체 등 다양한 결제 수단을 제공합니다.
- 결과 확인 : 처리 결과를 확인하고, 만족도를 평가합니다. 보통 파쇄 관련 자료는 익일 메일에서 확인할 수 있습니다.
입고 문서파쇄 서비스 역시 본사가 진행하는 경우 보안 문제 걱정 없이 이용 가능한데요. 그 이유는 실제 모든 현장에서 수거한 서류를 처리할 때 동영상 자료를 확보하고 이를 의뢰인 메일로 전송해 드리기 때문입니다.
이를 입증할 수 있는 근거를 본사 공식 블로그에 상시 공유해 드리고 있으니 참고하시면 이용 전, 입고 문서파쇄 보안 문제를 해결하는 방법도 쉽게 이해할 수 있습니다.
이제 문서파쇄 업체를 고민하시는 분들은 미르 자원에 문의해주시기 바랍니다. 어떤 파쇄 방식을 선택하더라도, 철저한 보안과 안전한 처리로 고객님의 신뢰에 보답하겠습니다.
