문서파쇄 업체 당신의 상황에 맞는 효과적인 활용법 찾기

당신이 알고 있는 효율적인 문서파쇄 방식은 옳은 선택일까요? 오늘 주제는 문서파쇄 업체를 가장 효과적으로 활용하는 방법에 대한 가이드로 준비해 보았습니다. 업종이나 현장 상황에 따라 어떤 파쇄 방식을 선택하는 게 도움이 되는지 이 글에서 확인 가능합니다.

 

문서파쇄 업체 활용, 업종별 차이는 분명합니다.

먼저 주변에서 현장 폐기를 했다고 해서 나도 그렇게 하면 되겠지?라고 생각하는 분들을 위해 중요한 사실 몇 가지를 전달한 뒤, 각 파쇄 방식을 세부적으로 정리해 드릴게요.

반대로 입고 방식이 비교적 저렴한 비용이란 사실만을 알면, 보안 문제를 소홀할 수 있다는 점도 기억해야 합니다.

실제 문서파쇄 업체는 두 가지 방식으로 관련 서비스를 진행하게 됩니다. 앞서 이야기한 현장 파쇄와 입고 파쇄가 그것이죠. 이 중 어떤 방식이 좋다라고 할 수 없는 게, 업종이나 상황에 따라 효율성은 달라질 수 있기 때문입니다.

우선 보안 등급이 매우 높은 서류를 처리할 때는 당연히 현장 파쇄를 이용하는 게 좋습니다. 주로 관공서나 공공기관에서 다루는 공공기록물의 경우 불특정 다수의 개인 정보나 보안 등급이 높은 기밀 문서가 많기에 현장 파쇄를 이용합니다.

물론 기업이나 개인 모두 자신이 판단할 때 반드시 파쇄를 직접 확인해야 할 만큼 중요한 서류인 경우 현장 폐기를 선택하시면 되죠.

반면 비용을 절감 하면서도 안전하게 서류를 파쇄 하려는 많은 분들이 입고 파쇄(방문 수거)를 이용하게 되는데요, 병원이나 프리랜서 사무실, 법원 관련 사무실, 기업, 자영업 등에서 소량 기록물을 그때 그때 처리하는 경우 사용하죠.

자 그럼 왜 이렇게 구분하고 있는지 좀 더 자세히 살펴 보겠습니다.

 

현장 파쇄를 통해 문서파쇄 업체 활용법

앞서 이야기한 것 처럼 현장 폐기는 의뢰인이 직접 서류가 폐기되는 것을 확인할 수 있기 때문에 보안성이 매우 높은 기록물 처리 방식입니다. 그래서 소량이나 대량을 떠나 보안 등급이 높은 정보 처리에는 효과적인 선택이 될 것입니다.

다만 입고 폐기와 비교해 현장 체류 시간이 길고, 비용 역시 두 배 가까운 차이를 보입니다.

해당 방식을 활용하는 방법은 평균 2톤 이상에서 5톤 정도의 보안 서류를 폐기할 때 효율적이라 할 수 있는데요, 관공서, 은행, 대형 병원, 법원 등에서 자주 이용합니다.

평균 단가를 소개하자면 1톤 수도권 처리 기준 20만 원 내외로 책정 되며, 무게 추가 시 kg 당 이용료 역시 상향 조절되고 있습니다.

따라서 현장 처리 방식으로 문서파쇄 업체를 이용할 때, 일정 물량 이상인지 확인하는 것은 물론 업체 간 비용 차이를 비교한 후 이용하는 게 좋습니다.

물론 보안을 고려해 현장에서 서류가 파쇄 되는 과정을 참관하는 것도 중요하죠.

 

입고 폐기는 비용 절감에 효과적인 파쇄 방식입니다.

주로 소량 기록물 처리에 자주 이용되는 입고 폐기는 문서파쇄 업체를 이용할 때 선택이 중요하다 할 수 있습니다. 전문 처리 시설이 구축된 곳이지 확인해야 하며, 당일 수거한 서류를 당일 파쇄한 후 증빙 자료를 제공하는 업체인지도 확인 할 필요가 있습니다.

이와 관련해서는 본사가 정기적으로 발행하는 지역 별 소량 문서파쇄 현장 가이드를 참고하시는 게 좋습니다.



최근에는 소량 뿐 아니라 대량 문서 처리에 방문 수거 방식을 많이 이용하게 되는 데, 이는 비용과 밀접한 관계가 있습니다. 또한 처리 속도에 있어 현장 파쇄 차량과 달리 시간 당 2톤 이상을 폐기할 수 있기에 10톤 분량도 5시간이면 완벽하게 파쇄 됩니다.

따라서 보안이 중요한 공공 기록물 처리 과정에서도 문서 담당자가 본사에 동행하여 대량 입고 파쇄를 진행하는 경우도 많으니 이러한 서비스도 활용해 보시는 걸 추천 드립니다.

 

업종 별 문서파쇄 업체 활용에 대한 조언

두 가지 파쇄 방식은 각기 장단점이 존재하기 때문에 최종 선택은 늘 고객의 몫입니다. 그래서 본사의 경우 상담 과정에서 의뢰인의 의견을 100% 반영해 관련 서비스를 진행하고 있는데요.

반대로 입고 파쇄 설비가 구축되지 않는 상태라면 문서파쇄 업체라도, 선택의 폭이 좁을 수 있기에 꼭 본사가 아니더라도 저렴한 비용으로 소량 기록물을 처리해야 하는 경우라면 주변에서 고정식 파쇄 시스템이 구축된 업체를 찾아서 의뢰를 맡겨야 할 것입니다.

마지막으로 증빙 자료에 대한 부분은 파쇄 증명서와 함께 증거 영상을 제공하는 업체라야 한다는 점 잊지 마시고, 자신에게 맞는 파쇄 방식이 무엇인지 이 글을 통해 판단해 보세요.

여기까지 수도권 기록물 처리 전문 기업 미르 자원에서 전해 드렸습니다.