기록물 파쇄 서비스를 처음 의뢰하는 고객을 위한 문서파쇄 업체 이용 가이드로 준비된 이번 포스팅은 상담 전 알아두면 도움이 되는 파쇄 방식에 대한 설명과 파쇄 과정에서 보안 유지를 위해 필요한 조치 등 고객의 입장에서 효율적인 문서파쇄 서비스를 이용하는 방법에 관해 전달합니다.
해당 포스팅이 현장파쇄 전문 업체 (주)미르자원을 이용하는 고객사에 필요한 정보가 되기를 바랍니다.
문서파쇄 업체 서비스 이해를 위한 파쇄 방식 안내
문서파쇄 서비스는 현장 파쇄 방식과 입고 파쇄 방식으로 분류됩니다.입고 파쇄 방식입고 파쇄 서비스는 기록물이 보관된 장소로 방문해서 수거한 후 고정식 파쇄기가 있는 장소에서 기록물을 폐기하는 과정으로 진행되는데 주로 10톤 이상의 대량 서류 파쇄나 2톤 미만의 소량 서류 처리에 사용되는 기록물 처리 방식입니다.
입고 파쇄가 물량에 따라 진행되는 이유는 비용과 시간이라는 두 가지 측면을 고려합니다.
소량 서류 파쇄를 위해 입고 파쇄를 진행하는 이유는 현장 파쇄의 경우 기본적으로 책정되는 비용이 있어 적은 양의 기록물 처리에 부담이 될 수 있기 때문이며 10톤 이상의 대량 서류 파쇄에 소요되는 시간적인 제한으로 인해 현장 파쇄가 불가능한 경우 입고 파쇄를 결정할 수 있습니다.
현장 파쇄 방식현장 파쇄는 고객이 기록물 파쇄 과정을 확인해야 하는 경우 주로 사용되는 방식이지만 2톤 이상에서 10톤 미만의 경우 가장 효율적인 방식이기도 합니다.
문서의 이동 시간이나 인건비 지출에서 효과적이며 기술력의 발달로 인해 파쇄 시간이 단축되었기 때문에 최근에는 대량의 서류 처리에도 현장 파쇄를 많이 이용하고 있습니다.
현장 파쇄의 가장 큰 장점은 기록물 처리 과정에서 일어날 수 있는 이동간 정보 유출 위험성이 적으며 파쇄 전 과정을 고객이 직접 확인할 수 있기 때문에 보안문서파쇄를 위해 효과적이라는 점입니다.
이동 후 현장파쇄기록물 보관 장소에서 일정 거리를 이동 한 후 이동식 파쇄 차량을 통해 파쇄를 하는 방식으로 기본적으로 5톤 이상의 이동식 파쇄 차량을 주차할 수 있는 공간이나 민원 발생 요소가 있는 지역의 경우 보안 상 현장 파쇄를 꼭 진행해야 하는 경우 사용되며 문서 이동 차량이 추가 투입되기 때문에 비용은 더 발생됩니다.
소개한 파쇄 방식들은 각 각의 장단점이 있기 때문에 시간, 비용, 현장 상황을 고려해서 문서파쇄 업체가 제안하고 고객이 선택하는 방식으로 결정하게 됩니다.
문서파쇄 업체 보안 관련 시스템 확인하기
서류 파쇄를 의뢰할 때 가장 중요한 부분은 역시 기록물 보안 유지에 대한 점검입니다. 따라서 문서파쇄 업체들은 기본적으로 보안 관련한 운영 시스템을 구축하고 있는데요 업체마다 조금씩 운영 방식은 다르지만 꼭 지켜야 하는 요소들이 있습니다.
- 문서 이동 시 보안 박스 사용
- 현장 관리 책임자
- 파쇄 증명서 양식 준수
첫 번째로 기록물 보안 유지를 위해 문서 이동 과정에서 보안박스를 사용합니다. 밀봉된 상태로 파쇄 장소로 이동해야 정보 유출의 위험성이 낮아질 것입니다.
두 번째로는 문서관리 책임자가 반드시 현장에 파견됩니다. 보안 관리와 함께 고객이 원하는 서비스를 현장 요원에게 전달하고 문제가 발생하는 경우 업체와 함께 책임을 지는 역활을 담당합니다.
마지막으로 파쇄증명서는 양식을 지켜야 합니다.(파쇄 날짜, 장소, 업체명, 고객사명, 문서관리 책임자명, 파쇄 차량 넘버, 기록물의 종류와 양)
그 외 다양한 보안 관련 시스템을 이용해서 각 각의 업체들이 기록물 처리를 하고 있으며 실제 서류파쇄 사업장의 경우 고객은 신뢰할 수 있는 업체와는 지속적인 거례를 유지한다는 것을 알기에 보안 관리에 소홀함이 없이 운영됩니다. 처음 문서파쇄 서비스를 이용하는 사용자 입장에서 업체를 선정할 때 이번 포스팅에서 소개한 요소들을 지키고 있다면 보안 문제를 크게 걱정하지 않아도 된다고 생각합니다.
여기까지 문서파쇄 업체 이용이 처음인 고객분들을 위해 파쇄 방식과 보안 유지를 위한 기본적인 시스템을 전달해 드렸습니다.
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