문서파쇄 보안 검증 딱 세 가지 기준이면 충분해요.

안녕하세요. 미르자원입니다. 개인정보나 기업의 중요한 정보들을 안전하게 처리하기 위해 꼭 필요한 문서파쇄 보안 검증 방법을 정확히 알고 계신가요? 오늘은 딱 세 가지 기준만으로 업체 안전성을 판단할 수 있는 핵심 요소들을 정리해 드릴거에요.

이를 참고해서 더 안전한 기록물 처리에 활용해 보시면 좋을 것 같습니다.

문서파쇄 보안 검증 핵심 요소 세 가지 기준

각종 기밀이 담긴 문서를 파쇄할 때 가장 중요한 것은 보안입니다. 유출되면 큰 피해를 입을 수 있기 때문이죠. 그렇다면, 문서파쇄 보안 검증 기준이 되는 건 어떤 것들이 있을까요?

아래에는 핵심이 되는 세 가지 기준을 소개합니다.

첫째, 수거 및 처리 시스템을 확인하세요. 현장에서 직접 파쇄하는 방식인지, 수거 후 공장에서 파쇄하는 방식인지에 따라 보안 관련해 다른 시스템이 적용 되어야 합니다.

둘째, 증거자료를 제공하는지 확인해야 합니다. 파쇄 과정을 녹화한 동영상이나 사진 등의 증거자료를 제공하는지 파악해야 합니다. 이러한 증거자료는 추후 분쟁이 발생했을 때 유용한 자료로 활용될 수 있으니까요.

마지막으로, 최신 장비를 보유하고 있는지 확인해야 합니다. 현장 및 입고 처리에 적합한 고성능 파쇄기를 사용하면 빠르고 안전하게 문서를 파쇄할 수 있습니다.

위의 세 가지 기준을 충족하는 문서파쇄 업체를 선택하면, 보다 안전하게 중요한 문서를 파쇄할 수 있는데요. 그럼 좀 더 세부적으로 어떤 검증 과정이 필요한지 확인해 보겠습니다.

현장 및 방문수거 파쇄에 필요한 최신 설비와 장비

우선 보안상 민감한 문서들을 현장 또는 방문해서 수거하기 위해서는 해당 작업에 특화된 최신 설비와 장비가 필요하며 그 특징은 아래와 같습니다.

• 이동식 파쇄차량 : 시간과 장소의 제약 없이 고객이 원하는 곳에서 즉시 파기 작업을 진행할 수 있는 특수 차량으로 평균 5톤 이상 트럭에 탑재되며 세단기는 7~8cm 정도로 문서를 잘게 조각냅니다.
• 고정식 자동화 시스템 : 방문수거 후 업체 공장에 설치된 고정식 파쇄기의 경우, 현장파쇄 차량의 파쇄기보다 더 빠르게 기록물을 처리할 수 있는데요. 작업장에는 CCTV가 설치되어, 파기 과정을 촬영할 수 있습니다. 물론 전 과정은 자동화 된 상태여야 합니다.

최소한 이 두 가지, 장비나 설비 구축은 전문성은 물론 문서파쇄 보안 검증 과정에서도 반드시 확인 후 업체를 선택해야 하는 요소라고 할 수 있습니다.

서비스 과정에서 확인 가능한 문서파쇄 보안 검증 요소들

고객 입장에서는 믿고 맡긴 문서들이 제대로 파기되었는지 불안할 수밖에 없습니다. 그래서 업체 선정 후에도 담당자가 현장에서 꼼꼼히 체크하는 게 좋습니다. 다음은 서비스 과정에서 직접 확인 가능한 문서파쇄 보안 검증 요소 세 가지입니다.

• 보안수거박스 : 서류 수거의 가장 기본적인 검증 요소로 이는 현장 처리나 입고 모두에 적용되며, 기록물 유출 차단에 필수적인 이동 박스 입니다.
• 안전망 : 수거차량에 설치되는 안전망은 이동 간, 유출을 막기 위한 조치이며, 출발 전 이를 확인하는 것도 더 안전한 기록물 처리를 위해 점검해야 할 사항입니다.
• 유출 차단펜스 : 주차장이나 공터 같은 야외 공간에서 현장파쇄 작업을 할 때 기록물이 외부로 유출되는 걸 방지하기 위해 설치하는 가림막입니다.

현장에서 위 세 가지 검증 요소만 확실히 체크해도 어느 정도 안심할 수 있는 업체이니 참고하시기 바랍니다

파쇄 증명서와 동영상 증빙자료 제공 여부 및 양식

의뢰인은 문서파쇄 보안 검증을 위해 현장에서 파쇄 과정을 지켜보지 못했다면 반드시 파쇄 증명서와 동영상 증빙자료를 요구해야 합니다. 두 가지 모두 법적 효력이 있기 때문에 나중에 문제가 생겼을 때 책임 소재를 분명히 가릴 수 있습니다.

또한 다음과 같은 기본 양식을 충족하는지도 확인해야 합니다.

• 파쇄 증명서 : 고객 이름, 장소, 날짜, 물량, 담당자 서명 등이 기재되어 있어야 하며 확인 후 반드시 일정기간 보관해야 합니다.
• 동영상 증빙자료 : 수거박스 개봉 장면, 파쇄기 작동 모습, 완료 후 뒷정리 장면 등이 포함되어야 하며 용량이 크다면 압축파일 형태로도 받을 수 있습니다. 일반적으로 고객사 메일로 전송됩니다.

문서파쇄 비용, 수도권 1톤 기준 합리적인 견적

개인정보보호법 강화로 인해 기업들의 문서파쇄 수요가 증가하면서 업체마다 가격 경쟁이 치열해지고 있습니다. 하지만 단순히 저렴한 비용만 보고 선택했다가는 보안 유출 사고라는 치명적인 피해를 입을 수 있으니 신중하게 결정해야 하는데요.

수도권 기준 1톤당 업체 평균 단가는 10만 원 이내이며 이동식 특수차량 투입이 필요한 현장 파쇄는 15만원 이내로 조금 더 비싼 편입니다. 여기에 주말 할증 여부, 현장까지의 거리에 따라 조금씩 차이가 납니다.

다만 사용자는 몇 군데 업체로부터 복수 견적을 받아 비교해보는 게 좋습니다.

지금까지 문서파쇄 보안 검증 과정에서 꼭 알아야 할 세 가지 기준을 전해드렸습니다. 기록물 처리는 항상 비용보다는 보안이 가장 중요하다는 점을 꼭 기억하시기 바라면서 글을 맺습니다.