문서 파쇄 업체는 어떤 방식으로 기록물을 처리하고 보안 문제에 대한 확실한 솔루션을 제공하는지 궁금하신 분들이 많아졌습니다. 이는 관련업에 종사하는 일인으로서 반가움과 함께 책임감을 느끼게 하는 일인 것 같습니다. 서류 파쇄 방식과 보안 시스템에 관해 간략하게 설명해 드리겠습니다.
소비자는 문서 파쇄 업체 선정에 신중해야 합니다.
우선 서울 경기 인천 지역에서 선택 가능한 문서파쇄 업체는 매우 많습니다. 국내 전체 파쇄 업체의 70%가량이 수도권에서 활동하는 것으로 파악하고 있지만 실제는 더 많기 때문이죠.
그중 오랜 시간을 유지하고 있는 업체는 20년이 넘는 곳도 있으니 국내에서 파쇄업이 활성화되기 전부터 운영하고 있었다는 의미입니다.
중요한 건 대다수 파쇄 회사가 올바른 과정을 통해 안전하게 서류를 폐기하고 있지만 그렇지 않은 곳도 많다는 것이 문서파쇄 업체 선택이 중요한 이유입니다.
왜?
문서 파쇄 업체 선택에서 여러분이 알아야 할 사실은 스티커 광고나 전단지 등으로 파쇄업을 홍보하는 회사는 거의 없다는 것입니다. 그중 대다수는 폐지 수거업을 하는 경우이고 문서파쇄 업체와는 다른 방식으로 종이나 서류를 처리합니다.
폐지 수거 업체는 파쇄기를 이용한 기록물 폐기 과정이 없습니다. 단지 종이를 수거해서 재활용하는 업체로 납품하는 사업장인 것입니다. 그렇게 되면 기록물은 폐기되지 않고 유출될 수 있는 위험이 있습니다.
이와 다르게 서류파쇄 업체는 당일 수거 물량은 당일 폐기를 원칙으로하며, 현장 파쇄의 경우 의뢰인이 현장에서 서류가 파쇄 되는 과정을 직접 확인할 수 있습니다.
따라서 파쇄 업체와 수거 업체를 구분할 수 있어야 합니다. 폐지 수거 업체와 전문 파쇄 업체를 구별하는 방법에 관한 세부 정보는 다음 링크를 통해 확인할 수 있습니다.
문서 파쇄 비용은 업체마다 달라요!
문서 파쇄 업체를 이용했던 고객이라면 이해하겠지만 서류 파쇄에 정가란 없습니다. 각 업체마다 비용 책정 기준이 다르며, 파쇄 방식에 따라서 또 달라집니다. 따라서 비용 절감이라는 현실적인 문제가 있기에 서류 파쇄 업체 선택에 신중해야 합니다.
제가 이번 포스팅을 통해 자사를 홍보하려는 목적은 없기에 고객의 입장에서만 설명드리자면 업체를 최소 3곳 이상 컨택한 상태에서 상담을 진행하는 것이 좋다는 말씀드리고 싶습니다.
때론 저희 사업장이 더 저렴할 수 있고 반대로 경쟁사 견적이 여러분께 도움이 될 수 있는 게 문서파쇄업의 특성입니다. 그건 상황이나 파쇄 방식을 결정하는 기준 등이 다르기 때문이죠.
따라서 업체 선정에는 고객의 상황이 고려돼야 하고 현실적인 비용 문제를 포함해 선택하는 현명함이 필요합니다. 3곳 정도 업체를 비교해서 결정한다면 시간을 투자한 만큼 효율적인 선택이 가능합니다.
서류 파쇄할 때 보안 문제는 믿을 수 있어요!
결론부터 말하자면 보안 유지는 문서파쇄 업체를 이용하는 실질적인 이유입니다. 그렇기 때문에 인터넷을 통해 확인할 수 있는 서류 파쇄 업체 99%는 이 부분을 가장 신경 쓰면서 운영하고 있으니 믿어도 좋습니다.
위에서 설명한 데로 전문 업체를 선택했다면 말이죠.
그래도 이번 기회에 기록물 폐기 보안 관련해 몇 가지 중요한 요소들을 전해드리자면 다음과 같습니다
보안 유지에는 역시 현장파쇄
네 맞습니다. 기록물 폐기 과정을 직접 눈으로 확인하는 것보다 확실한 보안 유지는 없습니다. 다만 여건이 여의치 않다는 게 문제죠. 비용 문제나, 환경 문제 등의 이유로 현장 파쇄를 진행하는 것보다 입고 파쇄가 합리적인 선택인 경우가 많습니다.
특히 서울 중심가에 위치한 현장에서 출장 파쇄를 진행하기란 참 어렵습니다. 또한 기본적으로 1톤 당 1시간이 소요되기 때문에 5톤 이상의 서류 파쇄를 위해서는 7시간 정도를 예상해야 합니다.
따라서 기록물의 양이나 현장 상황을 떠나 파쇄 과정을 확인해야 하는 서류는 입고 파쇄 시 동행해서 확인하는 방법밖에 없습니다. 실제 미르자원과 관계된 거래처 중 몇 곳은 입고 파쇄를 의뢰한 후 파쇄 과정을 직접 현장에서 확인하고 계십니다.
이동식 파쇄 차량을 이용한 현장 파쇄나 입고 파쇄 현장을 직접 방문해서라도 보안 유지가 꼭 필요한 경우에는 직접 확인하는 게 옳은 선택이 될 것입니다.
새로운 고객 서비스 동영상 제공
현장 파쇄가 아닌 경우 파쇄 과정을 직접 확인할 수 없습니다. 물론 함께 파쇄 현장에 참관하지 않은 경우라면 말이죠. 그럼 문서파쇄 업체에서 파쇄 영상을 제공하게 됩니다.
이미 몇 년 전부터 해당 서비스는 입고 파쇄 방식으로 기록물을 폐기할 때 업체가 고객에게 제공하는 증빙 자료로 활용되고 있습니다. 근접해서 촬영하면 의뢰인이 서류 내용을 확인할 수 있기 때문에 안심할 수 있기 때문에 많은 분들이 좋아하는 서비스 중 하나입니다.
이런 서비스도 문서파쇄 과정에서 보안 문제를 걱정하는 고객에 대한 배려라고 할 수 있습니다.
문서 파쇄 방식 가이드
문서 파쇄 방식은 상황에 따라 조금식 달라지는데요. 우선 입고 파쇄와 현장 파쇄가 어떤 상황에서 필요하고 왜 그런지 꼼꼼히 설명해 드릴게요.
입고 파쇄가 필요한 상황
소량(1톤 이하)의 기록물 처리가 첫 번째 상황입니다. 비용 면에서 더 유리하기 때문입니다 따라서 소량의 기록물 처리는 입고 파쇄를 선택하는 것이 좋습니다.
반대로 10톤 이상의 대량 서류 파쇄에도 입고 파쇄를 이용해야 합니다. 이는 시간적인 문제를 해결하는 데 고정식 파쇄기가 유리하고 현장에서 12시간 이상 파쇄를 진행하는 것도 쉽지 않은 일이기 때문입니다.
현장 상황이 여의치 않은 경우가 세 번째입니다. 즉 이동식 파쇄 차량이 작업할 수 없는 환경이나 소음 먼지 등이 발생하면 민원이 날 수 있는 환경에서는 입고 파쇄가 좋습니다.
현장 처리가 필요한 상황
평균 2톤에서 5톤가량 보안 유지가 정말 중요한 서류 폐기, 즉 톤당 15만원 이상의 비용이 드는 현장 파쇄의 경우 보안 유지가 비용보다 더 중요한 상황이나 일정 분량을 처리해야 하는 경우 업체와 상담을 통해 적절한 비용으로 합의도 가능하니 좋은 선택이 될 수 있습니다.
관공서나 공공기관 기록물 처리 규정에 포함되는 서류, 이 경우는 기록물 처리 규정에 근거하여 문서 관리자가 파쇄 전 과정을 참관해야 한다는 의무 때문에 현장 파쇄가 더 좋은 선택입니다.
여기까지 문서파쇄 업체를 통해 서류 파쇄 서비스를 이용할 때 여러분이 알아야 하고 알고 싶어 할 수 있는 문제들을 3가지로 구분해서 전해드렸습니다.
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