이번에 소개할 문서파쇄 방문수거 서비스는 기록물 처리 과정에서 생기는 다양한 문제를 해결해주는 효과적인 방법 중 하나입니다. 비용 부담과 보안 문제를 동시에 고려해야 하는 기업들에게 최적의 선택이 되는 입고 서비스에 관해 미르자원이 자세히 설명해 드립니다.
문서파쇄 방문수거 서비스 개념 및 필요성
문서파쇄 방문수거 서비스는 기업이나 개인이 폐기해야 할 중요 기록물을 전문 업체가 직접 방문하여 수거한 후 안전하게 파쇄하는 서비스로 보안 문제를 해결할 수 있다면 가장 효율적인 서류폐기 방식이라 할 수 있습니다.
고객 정보, 재무 기록, 내부 보고서와 같은 민감한 문서들은 일정 기간 보존 되어야 하기에, 한 번에 대량으로 처리해야 할 시기가 되면, 관련 서비스의 필요성이 느껴지실텐데요.
이러한 문제를 해결하기 위해 전문적인 문서파쇄 업체는 다양한 방식으로 파쇄를 할 수 있어야 기업 맞춤형으로 서비스를 제공할 수 있습니다.
이러한 서비스는 단순한 편의성 이상의 가치를 제공합니다. 일반 사무용 파쇄기로는 불가능한 대량 처리와 높은 수준의 보안을 보장하며, 기업의 규정 준수와 환경 보호에도 기여하는 재활용 처리까지 가능하죠.
입고파쇄 vs 현장파쇄 비용 및 특성 비교
기본적으로 문서파쇄 방식은 크게 입고파쇄와 현장파쇄로 나뉩니다. 그럼 두 방식의 특성과 비용 구조를 비교해 보겠습니다.
입고파쇄
간략하게 설명하자면 입고파쇄는 문서를 업체 시설로 운반한 후 파쇄하는 방식입니다. 따라서 현장에 파견되는 인력이나 차량이 현장 파쇄와는 차이가 있죠.
이러한 이유로 가성비 높은 기록물 처리가 가능하며, 또한 주차 문제나 소음 등 먼지로 인해 민원 발생의 위험이 있는 현장에서는 문서파쇄 방문수거 서비스 제공이 반드시 필요합니다.
현재 본사 기준에서 수도권 지역이라면 톤당 10만원 이내에서 서비스 이용이 가능합니다.
현장파쇄
현장파쇄는 5톤급 파쇄 차량이 고객사에 직접 방문하여 그 자리에서 파쇄를 진행하기 때문에 입고 처리에 비해 비용은 더 높게 책정됩니다.
하지만 기밀을 요하는 서류나 불특정 다수의 개인정보가 포함된 경우 보안성이 높은 현장파쇄 서비스 역시 전문적인 문서파쇄 업체가 반드시 제공해야 하는 서비스 중 하나입니다.
현재 본사 기준 톤당 15만원~20만원 사이에 이용 가능합니다.
이러한 문서파쇄 비용은 처리량에 따라 크게 달라집니다. 대량 문서(10톤 이상)의 경우 입고 및 현장 처리 모두 할인율이 적용됩니다.
그리고 정기 계약을 활용하면 비용을 15~20% 절감할 수 있습니다. 이러한 연간 계약은 또한 안정적인 서비스와 추가 지원도 받을 수 있습니다.
입고파쇄 수거에서 파쇄까지의 단계별 절차
문서파쇄 방문수거 서비스 절차는 기본적으로 6단계로 진행되는데요. 전체 프로세스는 다음과 같습니다.
- 문의 및 견적: 문서 양과 특성에 따른 맞춤 견적을 받습니다. 대량 파쇄 신청시 무료 방문 견적을 제공합니다.
- 수거 일정 확정: 고객의 편의에 맞추어 방문 일정을 조율합니다. 정기 수거의 경우에는 연간 단위로 고정 일정을 잡을 수 있습니다.
- 방문 수거: 전문 인력이 직접 방문하여 문서를 수거합니다. 이 과정에서 밀봉된 박스를 이용하기 때문에 서류 외부 유출 문제를 1차적으로 차단합니다.
- 이동 후 입고: 수거된 문서는 업체의 보안 시설로 운반되어 고정식 파쇄기로 이동합니다.
- 파쇄 진행: 산업용 고성능 파쇄기를 통해 문서를 미세하게 파쇄합니다. 일반적으로 3x25mm 크기로 파쇄되어 복원이 불가능합니다.
- 파쇄증명서 발급: 파쇄 완료 후 법적 효력이 있는 파쇄증명서를 발급받아 규정 준수의 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.
문서파쇄 방문수거 업체 보안성 확인 방법
앞서 문서파쇄 방문수거 서비스는 보안에 대한 문제점을 해결할 때 효율적인 방식이라 이야기 드렸습니다. 따라서 의뢰할 때는 업체의 보안 시스템을 꼼꼼히 확인해야 하는데요. 신뢰할 수 있는 업체 선택을 위한 체크포인트는 다음과 같습니다.
첫째, 최신 장비 및 설비를 확인하세요. 주로 이동식 차량 및 고정식 파쇄기인데, 실제 대량 처리나 당일 처리에 대한 문제 해결은 고성능 장비 구축시 가능합니다.
둘째, 파쇄증명서 발급 여부를 확인하세요. 법적 효력이 있는 파쇄증명서는 향후 감사나 법적 문제 발생 시 중요한 증빙 자료가 됩니다.
셋째, 파쇄 과정 모니터링 서비스를 제공하는지 확인하세요. 예를들어 본사는 파쇄 과정을 녹화한 동영상을 제공하여 고객 메일로 전송하고 있습니다.
넷째, 직원 보안 교육과 신원 조회 절차가 있는지 확인하세요. 문서를 다루는 직원들의 보안 의식이 서비스 품질에 직결되기 때문이죠. 이는 현장에서 업무 시스템을 확인하면 알 수 있습니다.
문서파쇄 서비스는 단순한 폐기물 처리가 아닌 기업의 정보 보안을 위한 필수적인 투자입니다. 입고파쇄와 현장파쇄 중 기업의 상황에 맞는 방식을 선택하고, 신뢰할 수 있는 업체를 통해 서비스를 이용한다면 비용 효율성과 보안성을 모두 만족시킬 수 있을 것입니다.
관련 정보를 확인하세요.
