은행 사무실에는 고객 서류만 있는 게 아닙니다. 내부 규정 개정안, 검토 보고서, 회의 자료처럼 밖으로 나가면 곤란한 내부 문서가 매일 발생하고 일정 기간이 지나면 그대로 폐기해야 합니다. 오늘은 은행 문서파쇄 사례를 소개하고 이 과정에서 알아야 할 필수 정보들을 이야기합니다.

본 사례는 서울 영등포구 여의도 한 금융기관에서 진행한 150kg 정도의 소량 방문수거 사례이며 어떤 점을 주의해 처리해야 하는지 정리해 드립니다.

은행 문서파쇄 영등포 여의도 금융기관 150kg 방문수거

이번에 소개할 현장 사례는 의뢰는 영등포구 여의도에 있는 한 금융기관에서 있었던 방문수거 서비스 입니다. 각 부서마다 모아 둔 폐기 서류를 한 번에 정리하고 싶다는 내용이었고, 분량은 약 150kg이었습니다. 

무게만 보면 큰 물량은 아니지만, 여러 부서의 서류가 한곳에 모여 있어 모두 보안서류라고 할 수 있죠.

사전 상담 과정에서 의뢰인이 직접 처리 방식은 방문수거 후 입고파쇄로 결정했습니다. 사실 여의도 업무지구는 건물 앞에 차량을 세우기 어렵고 보안 출입 절차가 있어서, 현장에 파쇄 차량을 오래 세워 두는 현장파쇄보다 지하주차장으로 들어가 빠르게 수거하는 방식이 더 효율적이기 때문이죠.

수거 날짜는 업무 시간에 방해가 되지 않도록 미리 담당자와 시간을 맞춰 오전 8시로 잡았습니다.

사무실 파쇄기가 있어도 서류가 쌓이는 이유

현장에 도착해 보니 사무실 한쪽에 업무용 문서세단기가 있었고, 바로 옆 수납장이 파쇄 대기함으로 쓰이고 있었습니다. 

문을 열자 서류가 바닥까지 쏟아질 만큼 가득 차 있었죠. 세단기가 있어도 한 번에 넣을 수 있는 장수가 정해져 있고, 스테이플러나 클립을 일일이 빼야 하다 보니 은행 업무가 바쁜 시기에는 결국 이렇게 쌓이게 되는 경우가 많을 것입니다.

문제는 이 대기함이 사실상 잠기지 않는 보관함이라는 점입니다. 파쇄 대기 중인 서류는 이미 ‘버린 서류’로 여겨져 관리가 느슨해지기 쉽고, 문이 열린 채로 방치되면 누구나 꺼내 볼 수 있습니다. 

은행처럼 매번 출력량이 많은 곳이라면 세단기는 소량 즉시 처리용으로 두고, 대기함이 일정량 차면 정기적으로 수거하는 방식을 함께 쓰는 것이 현실적인 대안이 될 것입니다.

이럴때 정기계약을 해 두면 대기함이 넘치기 전에 수거 일정이 돌아오기 때문에 이런 상황을 미리 막을 수 있으니 해당 사항과 비슷한 곳이라면 참고해 보시기 바랍니다.

은행 서류에는 고객 정보보다 더 많은 것이 담겨 있습니다

수거한 서류를 보면 은행 문서파쇄 업무가 왜 보안을 유지해야 하는지 알 수 있습니다. 이곳 역시 해외 거점 확대 방안 같은 내부 검토 보고서, 채용 관련 내규 개정안의 신구 대비표, 법안 심사 메모가 달린 검토 자료, 해외 거래 상대방의 제재 여부를 검토한 문서들이 섞여 있었습니다. 

연도별 인원 현황표처럼 이름 일부를 가린 인사 자료도 있었고, 보험금 청구 안내문 같은 개인 관련 서류들도 보였습니다.

대부분 출력 날짜와 출력자 이름이 하단에 찍힌 문서였습니다. 즉 어느 부서의 누가 언제 출력했는지까지 남아 있는 셈이죠. 

일반적으로 고객 개인정보만 신경 쓰다 보면 이런 내부 문서는 이면지처럼 취급되기 쉬운데, 금융기관에서는 경영 정보와 거래 정보가 담긴 내부 문서도 같은 수준으로 파기해야 합니다.

영등포 은행 문서파쇄 방문수거의 핵심 보안박스 밀봉 운반

현장에서 수거한 서류는 바로 보안박스에 옮겨 담았 이동하였고 이번에 사용한 보안박스는 모두 8개 분량입니다. 차량 적재함에서는 박스를 나란히 고정한 뒤 그물망을 덮어 이동 중 흔들리거나 열리지 않도록 고정한 다음 본사로 파쇄를 위해 출발하게 됩니다.

여의도처럼 고층 업무 빌딩이 모인 곳은 지상 정차가 어렵고 출입 통제가 있어, 수거 차량이 지하주차장 하역 공간을 쓸 수 있는지 미리 확인해 두시면 작업 시간이 크게 줄어드니 이 부분도 체크해 보세요.

또한 처리해야 할 서류가 여러 층에 나뉘어 있다면 한 층으로 모아 두는 것만으로도 엘리베이터 이동 횟수가 줄어듭니다. 

이렇게 수거한 박스는 파쇄장에 도착할 때까지 열지 않는 것이 원칙이고, 수거 현장에서 박스 수를 담당자와 함께 확인해 나중에 받은 파쇄 기록과 대조하게 됩니다.

당일 파쇄와 관련 기록 전달

본사에 도착한 보안박스는 밀봉 상태 그대로 파쇄장으로 옮겼고, 개봉 후 컨베이어에 서류를 부어 고정식 파쇄기로 15분만에 파쇄가 완료 되었습니다. 

이러한 고성능 고정식 파쇄기는 스테이플러와 클립이 박힌 서류도 별도로 제거할 필요 없이 그대로 투입할 수 있기 때문에 수거한 서류는 박스에서 나오는 순간 파쇄기로 바로 들어갑니다.

파쇄 과정은 박스 개봉부터 마지막 서류가 칼날을 통과할 때까지 영상으로 촬영해 파쇄증명서와 함께 담당자께 전달됩니다.

금융기관은 내부 감사나 정보보호 점검에서 폐기 기록을 요구받는 경우가 많으니, 저희처럼 영상과 증명서를 함께 제공하는 곳이 아니라면 방문수거 방식으로 처리하기가 어렵죠.

이전에는 은행권 대부분이 이런 이유로 현장파쇄를 이용했지만 명확한 근거 자료를 제공한 이후부터 효율성을 위해 소량 기록물들은 입고파쇄 방식으로 처리하는 곳들이 많습니다.

영등포에서 진행했던 다른 현장 사례는 서울 영등포 문서파쇄 현장 보고서에서, 은행 서류 폐기 사례는 은행 보안 서류 폐기 현장에서도 확인하실 수 있습니다.

문서파쇄 비용 안내 및 서비스 절차

기본적으로 비용은 서류 무게를 기준으로 산정하지만 이번 사례와 같이 1톤 미만 기록물 처리는 기본 요금으로 책정됩니다. 

방문수거 비용은 1톤 이하 기준 10만원 이내, 현장파쇄 비용은 15~20만원 사이로 책정됩니다.

진행은 총 네 단계입니다. 먼저 서류 사진과 대략의 분량, 건물 위치를 보내주시면 견적과 처리 방식을 안내해 드립니다. 

다음으로 업무 시간과 주차장 출입 조건에 맞춰 수거 일정을 잡고, 수거 당일에는 보안박스에 담아 밀봉한 뒤 본사로 옮겨 파쇄한 뒤, 마지막으로 파쇄 영상과 파쇄증명서를 보내드리죠.

이번 은행 문서파쇄 과정에서 여러분이 주의깊게 봐야 할 부분은 서류 이동 과정에서 보안 박스를 이용하는 것과, 당일 수거한 서류는 반드시 당일 파쇄를 진행해야 한다는 점입니다.

이를 말로만 약속하기 보다는 업체가 이를 증빙할 수 있는 동영상 자료를 제공해야 한다는 점이죠.

서울, 경기 인천 지역을 중심으로 소량부터 대량 기록물에 이르기까지 가장 효율적인 방식을 제안하고 필요한 증빙 자료를 꼼꼼히 챙겨 드리는 저희 미르자원에서 이제 보안 서류문제를 해결해 보시기 바라면서 오늘 준비한 포스팅은 이것으로 마칩니다.